Tilitoimiston vaihtaminen: Näin teet sen sujuvasti ilman katkoksia

Usein tilitoimiston vaihtamista pidetään raskaana ja riskialttiina “urakkana”, minkä vuoksi moni yritys tyytyy olemassa olevaan tilanteeseen. Toimimaton yhteistyö tilitoimiston kanssa voi kuitenkin koitua taloudellisiin tappioihin ja jatkuvaan tyytymättömyyteen.

Todellisuudessa nykyaikainen taloushallinnon kumppanin vaihto on tarkkaan hiottu prosessi, joka voidaan suorittaa milloin tahansa tilikauden aikana ilman, että se vaikuttaa yrityksen toimintaan tai esimerkiksi palkanmaksun jatkuvuuteen. Tilitoimiston vaihtaminen vaatii hieman vaivannäköä, mutta se kannattaa, mikäli uusi kumppani vastaa yrityksesi tarpeisiin paremmin. 

Tilitoimiston vaihtaminen sujuu ilman ongelmia, kun muistetaan pitää huolta hyvästä tiedonsiirrosta ja selkeästä kommunikaatiosta kaikkien osapuolien kanssa!

Miksi tilitoimiston vaihtaminen on strateginen päätös?

Yrityksen kasvaessa ja kansainvälistyessä sen tarpeet muuttuvat dynaamisesti. Se, mikä palvelutaso toimi perustamisvaiheessa, ei välttämättä enää riitä silloin, kun yritys työllistää kymmeniä asiantuntijoita tai operoi Suomen rajojen ulkopuolella.

Tilitoimiston vaihtaminen ei ole pelkkä hallinnollinen muutos, vaan se on investointi parempaan johtamiseen ja prosessien tehokkuuteen. 

Vaihto on ajankohtainen mille tahansa yritykselle seuraavien haasteiden edessä:

Raportoinnin hitaus ja vuorovaikutuksen puute: Et saa yrityksen liiketoiminnasta väliraportteja tai muuta informaatiota tilikauden aikana ollenkaan tai vasta kuukausien päästä, jolloin ratkaisevien muutosten tekeminen alkaa olla myöhäistä. Tilitoimisto vastailee yhteydenottopyyntöihin pitkällä viiveellä eikä heiltä tule ajankohtaista tietoa ajoissa. 

Aktiivisuuden puute:. Kaikenlainen tiedottaminen on puutteellista sekä yritykseen, että laki- ja säännöksiin liittyvissä asioissa, ja esimerkiksi  yrityksen omistajat eivät itse saa henkilökohtaiseen verotukseen riittäviä ohjeistuksia. 

Teknologinen takamatka: Käytössäsi on edelleen ohjelmia, jotka eivät palvele kirjanpitoa ja lakisääteistä raportointia , ovat vanhentuneita eivätkä ne keskustele muiden järjestelmien kanssa. 

Kansainvälinen kynnys: Yrityksesi tarvitsee tukea esimerkiksi englannin kielellä, mutta nykyinen kumppani ei pysty palvelemaan muulla kuin suomen kielellä tai hallitse kansainvälistä verotusta.

Onnistunut siirtoprosessi vaihe vaiheelta

Meidän tilitoimistomme on erikoistunut sujuviin ja hallittuihin siirtoihin, jotka on suunniteltu tekemään tilitoimiston vaihtamisesta mahdollisimman vaivatonta ja helppoa yrittäjälle. 

1. Nykytilan analyysi ja tavoitteet

Kartoitamme yrityksesi nykyiset prosessit, erityistarpeet ja toiveet. Valitsemme sopivimman ohjelmistoratkaisun (esim. Netvisor tai Finago (Procountor)) ja määrittelemme työnjaon.

2. Tekninen siirto ja historiatiedot

Huolehdimme aineiston siirrosta edelliseltä tilitoimistolta. On tärkeää, että kerätty data, tase-erittelyt ja avoimet laskut siirtyvät virheettöminä ja muuttumattomina, jotta vertailukelpoisuus säilyy. 

3. Sopimuksen irtisanominen ja aikataulutus

Ohjeistamme asiakasta sopimuksen irtisanomiseen liittyvissä asioissa kuten esimerkiksi, milloin on paras ajankohta irtisanoa sopimus ja vaihtaa tilitoimistoa yrityksen tilikauden ja mahdollisten toimialojen kausien näkökulmasta. Myös asiakkaan halutessa, toimeenpanemme irtisanomisen. 

4. Uuden prosessin optimointi

Uuden asiakkaan tullessa perehdytämme hänet käyttämään uutta ohjelmaa, mikäli tarve vaatii, ja asiakas kertoo meille yrityksensä erityispiirteet, jotta yhteistyö ja vuorovaikutus toimii mutkattomasti jo alusta saakka. Näin myös asiantuntijamme ovat parhaiten perillä yrityksesi toiminnasta, joten voimme paneutua huolella taloutesi analysointiin ja oikeanlaiseen neuvontaan. 

Huoleton toimenpiden asiantuntijan ohjaamana

Tilitoimiston vaihtamiseen ei liity ylimääräistä päänvaivaa, kun valitset kumppanin, joka hallitsee siirtoprosessin alusta loppuun. 

Kun haluat vaihtaa nykyisen tilitoimistosi uuteen, meistä saat luotettavan ja asiantuntevan vaihtoehdon. Huolehdimme kaikista teknisistä yksityiskohdista, aineistojen siirroista ja integraatioista puolestasi, jolloin sinun tehtäväksesi jää vain keskittyä liiketoimintaasi.

Varmistamme, että kirjanpidon jatkuvuus säilyy katkeamattomana, ja että kaikki data on käytettävissäsi heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Meidän kanssamme siirtyminen nykyaikaiseen taloushallintoon on turvallinen muutos, olipa kyseessä pieni paikallinen toimija tai suuri kansainvälinen konserni.

Jutellaanko taloushallinnon tarpeistasi?

Olemme kokenut kumppani tilitoimiston vaihdossa ja muissa taloushallinnon palveluissa kaikenkokoisille yrityksille. Toimipisteemme sijaitsee Porissa, mutta palvelemme asiakkaita kautta Suomen. 

Olemme myös useiden kansainvälisten yritysten kumppani, ja palvelukielemme kattavatkin suomen ohella ruotsin, englannin ja saksan!

Ota yhteyttä, aloitetaan siitä.